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La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont Malō (« nous », « notre ») recueille, utilise, conserve et protège les renseignements personnels des utilisateurs (« vous », « l'Utilisateur ») de l'application Malō (le « Service »).
Cette Politique fait partie intégrante des Conditions générales d'utilisation (CGU) de Malō et doit être lue conjointement avec celles-ci. Le traitement des renseignements personnels par Malō est effectué conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et à toute autre loi applicable.
En utilisant le Service, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la conservation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.
Lors de la création de votre compte, nous recueillons :
Les renseignements de paiement (numéro de carte de crédit, etc.) sont recueillis et traités directement par notre fournisseur de services de paiement tiers, Stripe. Malō ne recueille ni ne conserve aucune information de carte de crédit sur ses propres serveurs.
Dans le cadre de l'utilisation normale du Service, vous pouvez transmettre :
Ce contenu est traité conformément aux modalités décrites à la section 3 (Stockage et conservation des données) ci-dessous.
Nous recueillons certaines données d'utilisation du Service à des fins de suivi opérationnel et d'amélioration continue, notamment : le type de séance généré, la présence ou non d'un enregistrement audio, et la survenance d'erreurs techniques. Ces données sont associées à votre compte professionnel, mais ne contiennent aucune information sur vos clients.
Malō utilise les renseignements recueillis aux fins suivantes :
Malō ne vend, ne loue et ne partage vos renseignements personnels à des fins publicitaires ou commerciales avec des tiers.
Conformément à la section 1.4 des CGU, les notes cliniques générées par l'Application ne sont jamais transmises à des tiers à des fins de conservation, ni stockées sur les serveurs de Malō. Elles demeurent exclusivement dans le stockage local (« localStorage ») du navigateur de l'appareil utilisé. Il incombe à l'Utilisateur de sauvegarder ces notes dans son propre système de dossiers cliniques.
Les enregistrements audio des séances sont transmis de façon sécurisée au fournisseur de transcription (OpenAI Whisper) aux seules fins de générer une transcription textuelle. Conformément à notre architecture technique, l'enregistrement audio n'est jamais conservé sur nos serveurs et est supprimé immédiatement après la transcription.
Les documents PDF téléversés par l'Utilisateur (ex. : feuilles de tests, bilans) peuvent être stockés de façon temporaire sur notre infrastructure d'hébergement (Netlify) le temps nécessaire à leur traitement par le Service, après quoi ils sont supprimés. Ces documents ne sont jamais transmis à des tiers à des fins de conservation permanente.
Les renseignements de profil professionnel (nom, titre, association, numéro de membre, paramètres de configuration de l'application) sont conservés sur notre base de données hébergée (Supabase) pendant toute la durée où votre compte demeure actif.
Lorsque vous résiliez votre compte, vos renseignements de profil sont conservés pour une période raisonnable n'excédant pas trente (30) jours, après quoi ils sont supprimés de manière permanente, sauf si leur conservation est requise par la loi applicable (notamment à des fins comptables ou fiscales).
Malō fait appel aux fournisseurs de services tiers suivants dans le cadre de l'exploitation du Service :
Ces fournisseurs n'ont accès qu'aux renseignements strictement nécessaires à l'exécution de leurs services respectifs et sont tenus contractuellement de protéger la confidentialité de ces renseignements. Malō ne partage aucun renseignement personnel à des fins autres que celles décrites dans la présente Politique.
Malō peut également divulguer des renseignements personnels si la loi l'exige, ou pour protéger ses droits, sa sécurité ou ceux de ses utilisateurs.
Malō met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables, tant techniques qu'organisationnelles, afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée. Ces mesures incluent notamment le chiffrement des données en transit, l'authentification sécurisée et la limitation de l'accès aux seules personnes autorisées.
Malgré ces mesures, aucun système de transmission ou de stockage de données n'est entièrement sécurisé. Malō ne peut garantir une sécurité absolue de vos renseignements personnels.
Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels détenus par Malō :
Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez communiquer avec nous à l'adresse courriel indiquée à la section 8 ci-dessous. Nous répondrons à votre demande dans les délais prévus par la loi applicable.
Malō traite, dans le cadre de l'utilisation normale du Service par l'Utilisateur, du contenu pouvant inclure des renseignements personnels concernant les clients de l'Utilisateur (ex. : observations cliniques, enregistrements audio de séances).
L'Utilisateur demeure le seul responsable, à titre de professionnel de la santé, de l'obtention du consentement requis de ses clients avant tout enregistrement audio d'une séance, ainsi que du respect de ses obligations déontologiques et légales relatives à la protection des renseignements personnels de ses clients, incluant celles prévues par son ordre professionnel et par la Loi 25.
Malō agit, à l'égard de ce contenu, à titre de fournisseur de services techniques et n'accède à ce contenu qu'aux fins strictement nécessaires à la fourniture du Service.
Malō peut modifier la présente Politique de confidentialité en tout temps, notamment pour refléter l'évolution du Service ou des exigences légales applicables. Toute modification substantielle sera communiquée par avis affiché dans l'Application ou transmis par courriel, avant son entrée en vigueur.
Pour toute question relative à la présente Politique, pour exercer vos droits relatifs à vos renseignements personnels, ou pour déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements, vous pouvez communiquer avec nous à l'adresse suivante :